Tutoriel: comment utiliser Microsoft Teams et l’installer – Windows 10, Mac et smartphone

Zoom, Google Meet ou encore Skype: nombreuses sont les solutions de collaboration et de partage. Parfois jugées trop basiques, beaucoup de grandes entreprises font cependant le choix d’utiliser l’application Microsoft Teams.

Disponible sur Windows, Mac, iOS et Android, Teams va en effet plus loin que ses concurrents en proposant des fonctionnalités orientées entreprise.

> Dans ce tutoriel nous verrons en détail et en images comment utiliser Microsoft Teams et ses options utiles, sur ordinateur et smartphone.

> Nous verrons également de A à Z comment créer un compte Microsoft Teams et télécharger le logiciel sur PC et mac (voir sommaire).

> Voir aussi nos: Tuto Zoom et Tuto Skype.

Tutoriel Microsoft Teams PDF

Les principales fonctionnalités de Microsoft Teams

Outils de communication:

  • Messagerie instantanée
  • Visioconférence et webinar
  • Partage d’écran
  • Système de téléphonie (IPBX)

Fonctionnalités de collaboration:

  • Partage de fichiers avec OneDrive et SharePoint
  • Partage de plannings et de tâches avec Planner
  • Partage de rapport interactifs avec Power Bi
  • Partage d’applications d’entreprises avec PowerApps

Attention cependant, selon le plan sélectionné, toutes les fonctionnalités ne seront pas disponibles.

Teams: un plan gratuit et trois forfaits payants

Microsoft Teams propose un plan gratuit intégrant les fonctionnalités principales et trois forfaits adaptés selon la taille de l’entreprise.

Plan gratuit: résumé des fonctionnalités

  • Vidéoconférences jusqu’à 100 participants pour une durée de 60 min maximum
  • Réunions programmées
  • 10go de stockage de fichiers pour toutes les équipes
  • 2go de fichiers en pièce jointe dans les conversations
  • Travail collaboratif en temps réel dans les applications Office (Word, Excel, PowePoint)
  • Versions web des applications Microsoft Office: Word, Excel et PowerPoint

Forfaits payants

Business Basic

Tout ce qu’il y a dans le plan gratuit plus:

  • Réunions audio et vidéo jusqu’à 300 participants pour une durée allant jusqu’à 24h
  • Enregistrement des réunions
  • 1To de stockage de fichiers pour toutes les équipes
  • 1To de fichiers en pièce jointe dans les conversations
  • Hébergement de courrier Exchange avec domaine de courrier personnalisé
  • Stockage et partage de fichiers personnels avec OneDrive (1To/utilisateur)
  • Services Microsoft 365 supplémentaires, dont SharePoint Online, Yammer, Planificateur et Stream
  • Outils de sécurité et d’administration
  • Support

Business Standard

Tout ce qu’il y a dans le forfait Business Basic plus:

  • Versions de bureau d’Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access et Publisher
  • Aidez vos clients à planifier et à gérer facilement leurs rendez-vous avec Microsoft Bookings

Office 365 E3

Tout ce qu’il y a dans le forfait business standard plus:

  • Réunions audio et vidéo jusqu’à 10 000 participants pour une durée allant jusqu’à 24h
  • Fichiers en pièce jointe dans les conversations: illimité
  • Stockage et partage de fichiers personnels avec OneDrive: illimité

Comment s'inscrire et télécharger Teams

Rendez-vous sur la page officielle: Télécharger Microsoft Teams. Si vous avez la moindre difficulté, nous proposons un service dinstallateur informatique et outils de télétravail en entreprise

Cliquez sur “s’inscrire”. Saisissez ensuite votre mail puis indiquez dans quel but vous comptez utiliser Teams.

Tuto Teams - Inscription et téléchargement

Saisissez ensuite votre prénom et votre nom, le nom de votre ou la société dans laquelle vous travaillez puis cliquez sur “Configurer Teams”.

S'inscrire a microsoft teams

Cliquez sur “Télécharger l’application Windows”. A la fin du téléchargement, ouvrez puis exécuter le fichier.

Télécharger microsoft teams

L’application s’ouvre alors. Saisissez votre mail pour vous connecter, puis votre mot de passe.

Mails d'inscription Microsoft teams

Comment utiliser Teams sur PC

Ajouter un contact

Pour ajouter un contact, allez dans l’onglet “Conversation” puis cliquez sur “Inviter des contacts”.

Microsoft Teams - Ajouter un contact

3 choix d’invitations s’offrent alors à vous:

  • Vous pouvez copier un lien d’invitation pour ensuite le coller où bon vous semble (dans un mail ou sur un chat par exemple);
  • Inviter des contacts à partir de la liste de contact de votre compte Microsoft ou Google;
  • Envoyer une invitation par courrier en indiquant l’adresse mail de tous les contacts que souhaitez ajouter.
Teams - Ajouter un contact

Créer une équipe privée

Microsoft indique: “Une équipe est un groupe de personnes réunies pour accomplir un travail dans votre organisation. Il s’agit parfois de l’ensemble de votre organisation.

Les équipes sont constituées de canaux, qui sont les conversations que vous avez avec vos coéquipiers. Chaque canal est dédié à un sujet, un département ou un projet spécifique.”

Voyons ici comment créer une équipe privée, qui est tout simplement une équipe dont les utilisateurs qui veulent la rejoindre doivent être autorisés (ou non) à le faire.

 

Depuis l’onglet « Equipes », cliquez sur « Inviter des contacts » en bas à gauche puis sur « Créer une équipe » .

Microsoft teams - Creer équipe privee

Une fenêtre s’ouvre, vous offrant plusieurs possibilités de création d’équipes.

Vous pouvez en créer une à partir de zéro; à partir d’un groupe Microsoft 365; ou vous pouvez en créer une à partir d’un modèle, qui créera automatiquement l’architecture de votre équipe avec des canaux et des applications spécifiques à votre projet, votre service ou votre organisation par exemple.

Concernant ce tuto, nous sélectionnerons « A partir de zéro » afin de voir les différentes options de personnalisation.

Tuto Teams - Créer équipe privée

Ici, vous devez choisir le type d’équipe que vous souhaitez créer. Pour le tuto, nous choisissons ici équipe « privée ».

Donnez ensuite un nom à votre équipe.

Tuto Teams - Créer équipe privée

Votre équipe est maintenant créée, vous avez la possibilité d’y ajouter dès maintenant des membres.

Teams - Créer équipe privée
Tuto Teams - Creer equipe privee

Créer un canal de discussion

Pour créer un canal de discussion, faites un clic droit sur l’équipe en question ou cliquez sur les trois petits points, puis cliquez sur « Ajouter un canal ».

Teams - Créer un canal de discussion

Nommez le canal puis définissez le niveau de confidentialité (standard ou privé).

Vous pouvez ajouter une description si besoin et choisir d’afficher le canal dans la liste des canaux de tous les membres de l’équipe.

Cliquez ensuite sur « Ajouter ».

Tuto Teams - Créer un canal de discussion

Vous pouvez retrouver tous les canaux de discussion en cliquant sur l’équipe en question.

Tuto Teams - Creer un canal de discussion

Démarrer une réunion

Pour lancer une réunion rien de plus simple, vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton « Démarrer une réunion » à tout moment et depuis n’importe où, depuis la barre du haut.

Microsoft Teams - demarrer une reunion

Vous avez la possibilité de lancer une réunion au sein d’un canal de discussion spécifique. Pour ce faire, cliquez simplement sur le canal en question puis cliquez sur le bouton « Démarrer une réunion ».

Teams - demarrer une reunion

Sélectionnez ensuite la source du son ou choisissez de couper votre micro puis cliquez sur « Rejoindre maintenant »

Tuto Teams - Lancer reunion

Vous pouvez copiez le lien  de la réunion afin de l’envoyer par mail par exemple ou le faire depuis l’option « Partager via la messagerie par défaut », ou vous pouvez directement ajouter des participants en cliquant sur « Ajouter des participants ».

inviter des contacts sur teams

Partager son écran

Vous pouvez à tout moment partager votre écran lors d’une réunion, en cliquant sur la petite icône avec une flèche, dans la barre d’outils en haut de la fenêtre.

Tuto Teams - Partager son ecran

A vous de sélectionner ce que vous voulez partager aux participants:

  • Votre bureau
  • Une fenêtre en particulier (un onglet du nvaigateur, un logiciel, etc)
  • Un PowerPoint
  • Un fichier présent sur votre ordinateur (en cliquant sur « Parcourir »)
  • Un dessin ou un schéma par exemple (en cliquant sur « Tableau blanc » ou « Freehand »)
Teams - Partager son ecran

Enregistrer une réunion Teams

Si souhaitez enregistrer une réunion quelconque dans Teams, afin d’en garder une trace, vous pouvez à tout moment le faire depuis la barre d’outils en haut de la fenêtre puis en cliquant sur « Démarrer l’enregistrement ».  

Tuto Teams - Enregistrer reunion
Teams - Enregistrer reunion

Planifier une réunion

Pour planifier une réunion, rendez-vous dans l’onglet « Réunion » puis cliquez au choix sur le bouton « Planifier une réunion ».

Teams - Planifier reunion

Donnez un nom à votre réunion, indiquez la date et l’heure de début puis la date et l’heure de fin.

Tuto Teams - Planifier reunion

Vous pouvez ensuite copier le lien d’invitation à la réunion pour l’envoyer par mail par exemple, ou le partager via Google Agenda.

Microsoft Teams - Planifier reunion

Démarrer une conversation privée

Dans l’onglet « Conversation », cliquez sur le petit symbole représentant un stylo et une feuille.

Teams - demarrer une conversation privee

Tapez ensuite le ou les noms des personnes avec qui vous voulez communiquer, puis écrivez votre message dans la zone de texte en bas.

Teams - demarrer une conversation privee 2
GenerationCloud.fr Tutoriel: comment utiliser Microsoft Teams et l’installer - Windows 10, Mac et smartphone 2

Partager des fichiers

Pour partager un ou plusieurs fichiers présents sur votre ordinateur ou sur OneDrive par exemple, cliquez sur le petit trombone au niveau de la zone de texte ou cliquez sur « Fichiers » puis sur « Partager » depuis la barre d’outils en haut.

Tuto Teams - Partager fichiers
Tuto Teams - Partager fichiers 2

Planifier des réponses automatiques pour les absences

Vous avez la possibilité sur Teams, de planifier des réponses qui se seront envoyées automatiquement au besoin, lors de vos absences au bureau. Cela vous permettra de notifier facilement vos collègues du détail de vos absences.

Comme indiqué, votre statut sera synchronisé avec votre calendrier Outlook.

Pour ce faire, cliquez sur votre nom en haut à droite de Teams puis sur « Paramètres ».

Tuto Teams - Planifier réponses automatiques pour absences 0

Aller dans l’onglet « Général » puis descendez en bas et cliquez sur « Planifier ».

Tuto Teams - Planifier réponses automatiques pour absences 1
  • Cochez « Activer les réponses automatiques »
  • Rédigez votre message
  • Cochez « Envoyer des réponses en dehors de mon organisation »  pour que les réponses soient envoyées à des destinataires non présents dans votre organisation
  • Cochez « Envoyer des réponses uniquement pendant une période donnée » pour définir les dates et heures pendant lesquelles vous serez absent(e)
  • Cliquez ensuite sur « Enregistrer » 
Tuto Teams - Planifier réponses automatiques pour absences

Supprimer le bruit de fond

Toujours depuis le menue paramètres, allez dans l’onglet « Périphériques » puis dans la section « Suppression du bruit » et cliquez sur le menu déroulant pour choisir le mode désiré.

Tuto Teams - Supprimer bruit de fond

Comment installer Teams sur macOS

L’assistant d’installation s’ouvre, cliquez sur « Continuer ».

Tuto Teams - Installer Teams sur MacOs 1

Avant de cliquer sur « Installer », vous pouvez cliquer sur « Changer l’emplacement d’installation pour choisir

Tuto Teams - Installer Teams sur MacOs

Sélectionnez alors l’emplacement désiré.

Tuto Teams - Installer Teams sur MacOs 3

Teams est maintenant installé sur votre Mac!

Tuto Teams - Installer Teams sur MacOs 4

Comment utiliser Teams sur smartphone

Lancer une réunion

  • Depuis l’onglet « Réunions », cliquez sur la petite caméra en haut à droite de l’écran
  • Cliquez ensuite sur « Rejoindre maintenant » après avoir sélectionné vos options (caméra, microphone ou haut-parleur coupé)
Tuto Teams - Lancer réunion depuis application 3
Tuto Teams - Lancer réunion depuis application 2

Envoyer un message pendant une réunion

  • Cliquez sur la petite bulle en haut à droite
  • Puis tapez votre message dans la zone de texte en bas (astuce: vous pouvez déplacer la petite fenêtre de réunion ailleurs sur l’écran, vous pouvez aussi la fermer en cliquant sur la petite croix)
Tuto Teams - Envoyer message pendant réunion depuis application 1
Tuto Teams - Envoyer message pendant réunion depuis application 2

Partager son écran

Cliquez sur:

  • Les trois petits points en bas à droite
  • Partager
  • Partager l’écran
  • Affichage par-dessus d’autres applications
  • Commencer

Vérifiez bien que l’encadré rouge autour de votre écran est présent.

Tuto Teams - Partager écran depuis application 1
Tuto Teams - Partager écran depuis application 2
Tuto Teams - Partager écran depuis application 3
Tuto Teams - Partager écran depuis application 4
Tuto Teams - Partager écran depuis application 5
Tuto Teams - Partager écran depuis application 6

Si vous avez une question n’hésitez pas à la poser en commentaire, nous y répondrons ! Et si ce tutoriel sur Microsoft Teams vous a plu, cliquez sur « j’aime » pour nous aider à le faire connaître !

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Formulaire de demande d'intervention.

Pourquoi ces informations ?

Avec les informations du formulaire de réservation, nous prévoyons le matériel et le temps nécessaire pour vous dépanner sur place, sans aller-retour en atelier. Pour cette raison, remplissez-le avec le plus de précisions possible.

small_c_popup.png

Merci!

Demande de réservation bien reçue.

Nous vous contacterons dès que possible après étude de votre demande, en priorité par mail.

Vérifiez vos Spams en même temps que votre boîte de réception.

Suivez-nous sur Facebook