Tutoriel: comment utiliser ZOOM et l’installer – W10, Mac et smartphone

Tuto Zoom

Le télétravail est devenu la norme pour beaucoup d’entre nous et pour cause, les différentes mesures sanitaires prises à l’égard du Covid-19 ont amené les entreprises à revoir leur méthode de travail. 

Pour échanger et organiser des réunions à distance, il existe différentes plateformes comme Microsoft Teams ou Skype, et parmi elles, une nouvelle a fait son entrée récemment : il s’agit de Zoom, une application dédiée aux vidéoconférences. 

Le logiciel est disponible sur Windows, MacOS et Linux, ainsi que sur Android et IOS. Nous proposons donc un tutoriel Zoom ultra complet et en images, pour permettre à tous de savoir comment utiliser Zoom et l’installer !

Les principales fonctionnalités de Zoom

Zoom propose probablement l’interface la plus claire parmi les applications de vidéoconférences, et permet de lancer ou programmer une réunion depuis l’application de bureau ou mobile, ou depuis les modules d’extension disponible pour Microsoft Outlook, Chrome et Firefox. Dans ce tutoriel, nous verrons comment utiliser zoom et l’ensemble de ces fonctionnalités !

Parmi les principales caractéristiques de Zoom on retrouve:

  •  Les vidéoconférences 
  •  Le partage d’écran
  •  L’enregistrement des réunions
  •  La planification des réunions
  •  Les webinaires, jusqu’à 10 000 participants (accessible avec une licence payante)

Zoom: gratuit ou payant ?

L’application de visioconférence Zoom est gratuite pour les réunions allant jusqu’à 100 participants et pour une durée de 40 minutes maximum.

Pour aller au-delà de ces limites, on a le choix entre trois forfaits différents pensés pour les petites équipes, les petites et moyennes entreprises ou les grandes entreprises. C’est donc ici que se trouve la différence entre Zoom gratuit et sa version payante. 

Même si la version gratuite suffira dans de nombreux cas, le forfait “Pro” à 139.90€ par an pourra être une option intéressante car il permet d’organiser des réunions sans limite de durée.

Vous trouverez ici le détail à jour des tarifs et forfaits de Zoom.

Comment s’inscrire et télécharger Zoom

Pour participer à une réunion Zoom, il n’est pas nécessaire de s’inscrire ni de se connecter à un compte: il suffit de posséder l’application et de cliquer sur le lien d’invitation que l’on vous aura envoyé. 

En revanche, si vous souhaitez organiser une réunion, vous devez vous inscrire sur le site de Zoom.us.

Si vous avez besoin d’assistance informatique à domicile ou en ligne pour tout ceci, nous proposons divers services informatiques qui pourraient vous intéresser.

1) S’inscrire depuis le site de Zoom

Pour s’inscrire sur la plateforme, rendez-vous à l’adresse suivante: https://zoom.us/. Saisissez votre email puis cliquez sur “s’inscrire”. Vous serez ensuite amené à confirmer votre inscription puis à valider votre compte en cliquant sur le lien reçu par mail.

Tuto Zoom - Comment s'inscrire

Après avoir cliqué sur ce lien, saisissez votre nom et votre prénom puis définissez un mot de passe.

Tuto Zoom - Comment s'inscrire

Vous pouvez envoyer une invitation à vos collègues en saisissant leurs adresses mail mais vous pouvez aussi sauter cette étape et le faire plus tard si besoin (n’oubliez pas de confirmer que vous n’êtes pas un robot !).

Tuto Zoom - Comment s'inscrire

Cliquez sur “Aller à Mon compte”.

Tuto Zoom - Comment s'inscrire

2) Télécharger l'application Zoom

Téléchargez l’application Zoom à cette adresse

L’application de bureau Zoom est disponible sur Windows, MacOS et Linux, et il existe également une version mobile pour smartphones et tablettes disponible sur Android et IOS. Nous verrons comment utiliser Zoom sur smartphone ET ordinateur. 

3) Télécharger le module d’extension Zoom pour Outlook

L’extension pour Outlook est disponible à cette adresse.

Le module installe un bouton sur la barre d’outils de Outlook qui vous permet de lancer ou programmer une réunion en un seul clic.

4) Télécharger le module d’extension Zoom pour navigateur

Télécharger l’extension zoom pour Chrome.

(L’extension Chrome est également compatible avec les navigateurs Opéra, Microsoft Edge et généralement tous les navigateurs utilisant Chromium). 

Télécharger l’extension zoom pour Firefox.

Tout comme le plugin pour Outlook, Le plugin Zoom pour navigateur permet de démarrer ou programmer une réunion facilement, depuis votre navigateur.

 

Comment utiliser Zoom sur PC

Ajouter ou accepter un contact

Lancez l’application Zoom puis connectez-vous à l’aide de vos identifiants (mail + mot de passe).

En cas de difficultés, un installateur informatique peut se déplacer à domicile sur Paris et Dijon pour installer vos outils de télétravail. Si vous avez la moindre question, n’hésitez pas également à la poser en commentaire ! 

Tuto Zoom - Ajouter ou accepter un contact

Cliquez sur “Contacts”.

Tuto Zoom - Ajouter ou accepter un contact

Cliquez sur le petit + en haut à gauche puis sur “Ajouter un contact” et enfin saisissez l’adresse mail de la personne que vous souhaitez ajouter.

Tuto Zoom - Ajouter ou accepter un contact

Pour accepter un contact, cliquez sur “Discussion”.

Tuto Zoom - Ajouter ou accepter un contact

Et sur “Demandes de contact” puis sur “Accepter”.

Tuto Zoom - Ajouter ou accepter un contact

Lancer une réunion

C’est l’option principale du logiciel, nous allons voir comment utiliser Zoom, pour lancer une conférence, séance ou autre.

  • Cliquez sur “Nouvelle réunion”.
Tuto Zoom - Lancer une réunion

La fenêtre de réunion s’ouvre, où vous devriez vous voir apparaître si votre webcam est bien activée.

Pour ajouter un ou des participants, cliquez sur “Participants” puis sur “Inviter”.

Tuto Zoom - Lancer une réunion

Sélectionner ensuite les participants que vous souhaitez ajouter à la réunion puis cliquez sur “Inviter”.

Vous pouvez aussi cliquer sur “Copier le lien d’invitation” ou sur “Copier l’invitation” en bas à gauche de la fenêtre, et coller le lien dans un mail ou dans un chat (sur Facebook par exemple) afin d’ajouter un participant qui ne figurerait pas déjà dans vos contacts Zoom.

Enfin, vous pouvez également cliquer sur l’onglet “E-mail” et sélectionner directement votre serveur de messagerie, Zoom se chargera de créer un mail automatique avec l’invitation.

Tuto Zoom - Lancer une réunion

Si vous avez l’habitude de tenir des réunions de manière régulière avec les mêmes personnes (tous les lundi matin de 9h à 9h30 par exemple), vous pouvez utiliser votre numéro personnel de réunion pour créer ou programmer des réunions instantanées. Ce numéro unique vous appartient et il représente en quelque sorte votre bureau, mais de manière virtuelle.

Il vous suffit de partager cet identifiant avec les personnes désirées (il conviendra alors de ne le partager qu’avec les personnes de confiance), qui pourront alors rejoindre les réunions en cours à n’importe quel moment, à moins que vous n’activiez l’option “Salle d’attente”.

Tuto Zoom - Lancer une réunion

Pour activer cette option, allez dans les paramètres de votre numéro personnel depuis le menu déroulant de “Nouvelle réunion”.

Tuto Zoom - Lancer une réunion

Puis cochez l’option “Salle d’attente”.

Tuto Zoom - Lancer une réunion

Rejoindre une réunion en cours

Si vous recevez une invitation pour participer à une réunion, il vous suffira simplement de cliquer sur le lien reçu et vous rejoindrez automatiquement la réunion.

Sinon, vous pouvez également cliquer sur “Rejoindre” depuis la page d’accueil de l’application puis saisir l’identifiant de la réunion dans le champ prévu à cet effet.

Tuto Zoom - Rejoindre une réunion

Planifier une réunion

Pour programmer une réunion, cliquez sur Programmer depuis l’accueil de l’application.

Vous pourrez définir ici le sujet de la réunion, la date et l’heure en fonction de votre calendrier, la durée et même le mot de passe d’accès à la réunion.

Quand vous avez fini, cliquez sur “Enregistrer”. Cela ouvrira une fenêtre dans votre logiciel de messagerie par défaut.

Sur Outlook, vous aurez un rappel ajouté à votre calendrier et pourrez inviter vos correspondants à participer à la visioconférence via là aussi un rappel sur leur calendrier Outlook. 

Sur Gmail, l’option de panification de séance ou visio permet aussi de planifier un rappel mais de manière moins automatique. 

Tuto Zoom - Planifier une réunion

Si vous êtes sur Outlook par exemple, vous devriez voir apparaître une fenêtre comme celle-ci, avec l’invitation correspondant à la réunion que vous aurez programmé. 

Vous n’aurez plus qu’à ajouter les mails des participants en question.

Tuto Zoom - Planifier une réunion

Partager son écran

A tout moment de la réunion, si vous souhaitez partager votre écran avec les participants, vous pouvez le faire en cliquant sur “Ecran partagé” depuis la barre d’outils.

Tuto Zoom - Partager son écran

Vous n’aurez cas sélectionner « Écran » puis à cliquer sur “Partager”. Votre écran d’ordinateur sera alors visible par tous les participants qui pourront voir tout ce que vous déciderez de faire ou d’afficher.

Vous pouvez également sélectionner “Tableau blanc”, ce qui affichera tout simplement un tableau sur lequel vous pourrez écrire ou dessiner tout ce que vous voulez.

Autre option bien pratique, vous pouvez aussi partager un PowerPoint, depuis l’onglet “Avancé” en sélectionnant “PowerPoint” comme fond virtuel. Cela partagera directement le logiciel ou vous pourrez alors afficher ce que vous voulez.

Tuto Zoom - Partager son écran

Enregistrer une réunion zoom

Vous avez la possibilité d’enregistrer les réunions auxquelles vous assistez (que ce soit une réunion que vous avez créée ou non), ce qui peut être bien pratique si vous souhaitez garder une trace des informations échangées. 

Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur le bouton “Enregistrer” depuis la barre d’outil, à n’importe quel moment de la réunion. Vous avez également la possibilité de mettre en pause ou de terminer l’enregistrement à tout moment.

L’enregistrement de la vidéo sera alors déposé dans le répertoire “Documents” de votre ordinateur.

Tuto Zoom - Enregistrer une réunion

Échanger des messages ou des fichiers avec un contact

Cliquez sur l’onglet “Discussion”, sélectionnez le contact désiré puis commencez à chatter ou envoyez un fichier en cliquant sur “Fichier” puis en sélectionnant “Votre ordinateur” par exemple si le fichier en question se trouve sur votre ordinateur.

Tuto Zoom - Echanger des messages ou des fichiers avec un contact

Créer un canal de discussion

Zoom permet de créer des “canaux” de discussion, en plus clair, des messageries de groupe. Un canal permet ainsi d’échanger et de partager des fichiers avec plusieurs personnes à la fois, mais aussi de lancer des réunions plus rapidement et plus simplement avec ces mêmes membres du groupe.

Pour créer un canal, cliquez sur l’onglet “Contacts”, puis sur “Canaux”, puis sur le petit + et enfin sur “Créer un canal”.

Tuto Zoom - Créer un canal de discussion

Paramétrer ensuite votre canal en lui attribuant un nom puis en indiquant les restrictions désirées. Terminez en cliquant sur “Créer un canal”.

Tuto Zoom - Créer un canal de discussion

Vous pourrez alors retrouver votre canal dans l’onglet “Discussion”.

Tuto Zoom - Créer un canal de discussion

Et vous pourrez toujours le modifier par la suite, ajouter ou supprimer des membres ou activer des fonctionnalités, en faisant un clic droit dessus.

Tuto Zoom - Créer un canal de discussion

Comment installer Zoom sur MacOS

Téléchargez le client Zoom à cette adresse.

Double-cliquez ensuite sur le fichier téléchargé depuis les téléchargements pour lancer l’assistant d’installation.

Tuto Zoom - Installation Zoom macos

L’assistant se lance, cliquez sur « Continuer ».

Tuto Zoom - Installation Zoom macos

Cliquez sur « Changer l’emplacement de l’installation » si vous voulez installer Zoom seulement sur votre session. A contrario, l’application sera installée sur tous les comptes des utilisateurs de l’ordinateur.

Tuto Zoom - Installation Zoom macos
Tuto Zoom - Installation Zoom macos

Cliquez ensuite sur « Installer ».

Zoom est maintenant installé sur votre ordinateur mac !

Tuto Zoom - Installation Zoom macos

Comment utiliser Zoom sur smartphone

Rejoindre une réunion Zoom depuis l'application

Pour rejoindre une réunion en cours depuis l’application mobile, rendez-vous sur l’application puis cliquez sur « Rejoindre ». 

Tuto Zoom - Rejoindre réunion depuis application smartphone

Inscrivez ensuite le numéro de la réunion que l’on vous a envoyé puis cliquez sur « Rejoindre ».

Vous pouvez également activer une ou les deux options proposées avant de vous connecter à la réunion, afin de couper votre micro ou votre webcam.

Tuto Zoom - Rejoindre réunion depuis application smartphone

Programmer une réunion Zoom depuis l'application

Depuis l’application, cliquez sur « Programme ».

Tuto Zoom - Programmer réunion depuis application smartphone

1: Indiquez le nom de la réunion

2: Indiquez la date de la réunion

3: Indiquez l’heure de la réunion

Pour planifier une réunion récurrente:

  • Cliquez sur « Répéter » pour choisir le rythme (quotidien, hebdomadaire, mensuel, etc)
  • Cliquez sur « Arrêter de répéter » et sélectionnez « Indéfiniment » pour planifier la réunion de manière infinie ou sélectionnez une date particulière à laquelle vous ne voulez pas que la réunion est lieu.

Pour planifier la réunion depuis votre salle personnelle de réunion, cliquez sur « Utiliser le n° personnel pour la réunion ».

 

Tuto Zoom - Programmer réunion depuis application smartphone

Dans la partie sécurité, vous pouvez définir un mot de passe d’accès à la réunion; activer la salle d’attente de manière à accepter manuellement les utilisateurs au sien de la réunion; autoriser uniquement les utilisateurs authentifiés à rejoindre la réunion; activer ou désactiver votre webcam ou celle des autres utilisateurs; ajouter la réunion à votre calendrier.

Tuto Zoom - Programmer réunion depuis application smartphone

Paramétrer Zoom et ses options utiles

Utiliser deux écrans

Si vous possédez deux écrans, et souhaitez en tirer profit avec Zoom, vous avez la possibilité d’activer l’option “Utiliser deux moniteurs” depuis le menu “Paramètres” de l’application. Vous aurez alors d’un côté les vidéos de participants et de l’autre le contenu partagé.

Pour activer l’option, aller dans les paramètres de Zoom puis dans l’onglet “Général” et cochez l’option “Utiliser deux moniteurs”.

Tuto Zoom - Utiliser deux écrans

Augmenter le nombre de participants affichés par écran dans la vue “galerie”

Tuto Zoom - Augmenter nombre participants vue galerie

La vue galerie est le mode de format vidéo qui permet d’afficher les vidéos des participants sous forme de galerie, bien pratique lorsque la réunion comporte de nombreux participants.

Par défaut, le nombre de participants affichés est de 25, mais vous pouvez augmenter ce nombre jusqu’à 49!

Pour activer l’option, aller dans les paramètres de Zoom puis dans l’onglet “Vidéo”. Descendez en bas puis cochez l’option “49 participants”.

Tuto Zoom - Augmenter nombre participants vue galerie

Supprimer le bruit de fond

Dans l’application Zoom, vous avez la possibilité d’ajuster le bruit de fond, en ne laissant passer que certains bruits ou en supprimant totalement les bruits qui vous entourent.

Vous avez le choix entre le mode “automatique”, “bas”, “intermédiaire” et “haute”. Pour ce dernier, vous devrez télécharger une petite extension que Zoom vous proposera automatiquement.

Pour ce faire, allez dans les paramètres de Zoom puis dans l’onglet “Audio”. Sélectionnez ensuite le mode désiré.

Tuto Zoom - Supprimer bruit de fond

Ajouter un arrière-plan virtuel

Sur PC ou smartphone, vous avez la possibilité avec Zoom de remplacer votre décor réel par un décor virtuel ou par une image. Cela peut être pratique si vous ne souhaitez pas montrer votre intérieur ou tout simplement camoufler le bazar grâce à l’arrière-plan virtuel !

Pour ce faire, allez dans l’onglet “Fonds et filtres” du menu paramètres de Zoom et sélectionnez une image ou une vidéo, ou cliquez sur le petit + à droite pour choisir un élément depuis votre ordinateur. Ce que voit votre caméra sera alors remplacé par le fond virtuel en arrière-plan et votre visage. 

Tuto Zoom - Ajouter fond virtuel

Raccourcis clavier utiles de Zoom

Que vous soyez sur Windows ou MacOS, il existe tout un tas de raccourcis clavier qui peuvent grandement vous faciliter la navigation et l’interaction pendant les visioconférences

Nous avons sélectionné ici celles qui semblent être les plus utiles:

Alt+V ou Command(⌘)+Shift+V : Démarrer/arrêter la vidéo

Alt+A ou Command(⌘)+Shift+A : Couper/rétablir le son

Alt+M ou Command(⌘)+Control+M (+U pour rétablir) : Couper/rétablir le son de tout le monde sauf l’hôte

Remarque : Uniquement pour l’hôte de la réunion

Alt+Shift+S ou Command(⌘)+Shift+S : Démarrer/arrêter un nouveau partage d’écran 

Remarque : ne fonctionne que si la barre d’outils de contrôle des réunions est active

Alt+T ou Command(⌘)+Shift+T : Pause ou reprise du partage d’écran 

Remarque : ne fonctionne que si la barre d’outils de contrôle des réunions est active

Alt+R ou Command(⌘)+Shift+R : Démarrer/arrêter un enregistrement local

Alt+C ou Command(⌘)+Shift+C : Démarrer/arrêter un enregistrement sur le cloud

Alt+P ou Command(⌘)+Shift+P : Pause ou reprise de l’enregistrement

Alt+F ou Command(⌘)+Shift+F : Entrer ou sortir du mode plein écran

Alt+H ou Command(⌘)+Shift+H : Afficher/masquer le panneau de chat en réunion

Alt+U ou Command(⌘)+U : Afficher/masquer le panneau des participants

Alt+Y ou Option+Y : Lever/baisser la main

Si vous avez une question n’hésitez pas à la poser en commentaire, nous y répondrons ! Et si ce tutoriel Zoom vous a plu, cliquez sur « j’aime » pour nous aider à le faire connaître !

Comment utiliser Zoom sur smartphone

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